Job Title:ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย Reception Helpdesk Assistant
Department:ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย Estates and Facilities Directorate
ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย Accommodation and Commercial Services
Grade:ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย Grade 3
Salary range:ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ยฃ25,025-ยฃ25,571
Working arrangements:ย ย ย ย ย Full-time (35 hours per week, 5 days out of 7)
ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย Fixed-term (maternity cover until 11th June 2027)
ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย There may be a requirement to work evenings and weekends, as business demands
ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย Onsite working only
Closing date:ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย ย 8 November 2026
ย
The University
ย
At Durham University, we are proud of our people, because they are at the heart of our globally outstanding institution, which is a key part of our local community.ย We inspire our people to do extraordinary things and we invite you to join our fantastic team.
ย
Across the University, we have a huge variety of roles and responsibilities, which together make us one large and successful community. Whether you are at the very start, middle or end of your career, there is a role for you. We believe everyone has their own unique skills to offer.
ย
At the University we promote and actively champion equality, diversity and inclusion. ย It is crucial that everyone can be themselves and can flourish in an environment where everyone respects each other and is treated fairly. We want our people and wider community to feel happy, secure and proud to be a part of Durham. We are looking for the same values in you.
ย
We welcome and encourage applications from members of groups who are under-represented in our work force including people with disabilities, women and black, Asian and minority ethnic communities.ย For more information on our EDI strategy and values, click here.
ย
The Role and Department
ย
As Reception Helpdesk Assistant, you will be responsible for providing reception services and associated administration of the front-desk.ย This will include welcome service, professionally greeting staff, visitors, students and users of the building, providing assistance, directions and information.
ย
The Estates and Facilities Directorate provides a range of essential services to Durham University and is responsible for managing, maintaining and developing the infrastructure and building fabric of the various campuses.
ย
Further information about the role and the responsibilities is at the bottom of this job description.
ย
Working at Durham
ย
A competitive salary is only one part of the many fantastic benefits you will receive if you join the University:
ย
ยทย ย ย ย ย ย ย ย ย ย Youโll receive 27 days annual leave per year in addition to 8 public holidays and 4 customary days per year, a total of 39 days
ยทย ย ย ย ย ย ย ย ย ย The University closes between Christmas and New Year.
ยทย ย ย ย ย ย ย ย ย ย No matter how you travel to work, we have you covered. โฏWe have parking across campus, a cycle to work scheme which helps you to buy a bike and discount with local bus and train companies.
ยทย ย ย ย ย ย ย ย ย ย You can access exclusive discounts via our benefits portal including money off at supermarkets, high street retailers, IT products such as Apple, eating out and days out at various attractions.
ยทย ย ย ย ย ย ย ย ย ย Our on-site nursery is rated Outstanding by Ofsted, and you can access holiday camps for children aged 5-16.
ยทย ย ย ย ย ย ย ย ย ย We provide wide-ranging health and wellbeing support including discounted membership for our state-of-the-art sport and gym facilities and access to a 24-7 Employee Assistance Programme.
ยทย ย ย ย ย ย ย ย ย ย We offer all staff the opportunity to take part in volunteering activities to make a difference to the local community.
ยทย ย ย ย ย ย ย ย ย ย Our family friendly policies, including maternity and adoption leave, are among the most generous in the higher education sector (and likely above and beyond many employers).
ยทย ย ย ย ย ย ย ย ย ย If you are keen on advancing in your role or career, we have a genuine passion for developing our colleagues from qualifications to IT skills, courses and apprenticeships.โฏ
ยทย ย ย ย ย ย ย ย ย ย We offer generous pension schemes with varying contribution amounts to help you plan for your future.
ย
Discover more about our total rewards and benefits package here.
What you need to demonstrate when you apply
ย
To be considered for this role, here are the skills/experience weโre looking for:
ย
Essential Criteria
ย
Qualifications/Experience
1.ย ย ย ย ย Five GCCEs at least Grade C or Level 4 (or equivalent), including English Language and Mathematics, or equivalent experience.
2.ย ย ย ย ย Experience of working in a team delivering customer focussed administrative services to ensure the delivery of high-quality services.
3.ย ย ย ย ย General administrative experience in an office environment.
4.ย ย ย ย ย Experience of managing time and a varied workload to meet deadlines.
ย
Skills/Abilities/Knowledge
5.ย ย ย ย ย Good spoken and written communication skills.
6.ย ย ย ย ย Good digital skills including experience in using digital devices and apps including the internet, email, digital communication tools, and Microsoft 365 applications.
7.ย ย ย ย ย Committed to training/continuing professional development.
8.ย ย ย ย ย Ability to solve problems as part of a team and resolve straightforward issues.
9.ย ย ย ย ย Ability to provide advice and guidance to a range of colleagues and customers.
10.ย ย Proven track record in a similar role, including customer care and administrative support in a similar environment.
11.ย ย Good standard of organisational skills and ability to use initiative in day-to-day tasks and forward planning.
ย
Desirable Criteria
ย
1.ย ย ย ย ย Excellent attention to detail.
2.ย ย ย ย ย NVQ level 3 in a relevant discipline.
3.ย ย ย ย ย RSA level 2 word processing or equivalent.
ย
How to Apply
ย
We prefer to receive applications online, and to be considered at the shortlisting stage, you will need to submit both of the following:
ย
- CV.
- A covering letter, which clearly demonstrates, with specific examples, how you meet all the essential criteria within the Person Specification.ย This can also be a provided as a separate statement.
ย
We will update you about your application at various points throughout the selection process, via automated emails from our e-recruitment system.ย Please check your spam/junk folder periodically to make sure you have not missed any of our updates.
ย
Who to contact for more information
ย
If you would like to have a chat or ask any questions about the role or if you are struggling to complete the application process, Louise Bellenger, Reception Helpdesk Manager, [email protected], would be happy to speak to you.
ย
Typical Role Requirements
ย
Here are the kind of activities that youโll be asked to undertake and ways in which youโll be expected to operate.
ย
Service Delivery
ยทย ย ย ย ย ย ย ย ย ย Provide an excellent and timely service to our students, your colleagues and anyone else you come across as part of your role.
ยทย ย ย ย ย ย ย ย ย ย Respond to service users, reporting problems relating to the Universityโs estate and facilities, reacting promptly to all works requested via a range of communication routes, in accordance with procedures.
ยทย ย ย ย ย ย ย ย ย ย Log, record and pass on information for use by others.
ยทย ย ย ย ย ย ย ย ย ย Carry out some tasks that may require specialist skills.
ยทย ย ย ย ย ย ย ย ย ย Follow established procedures when carrying out your role varying when necessary or referring to more senior colleagues.
ยทย ย ย ย ย ย ย ย ย ย Collect, organise and record data and information accurately for use by others.
ยทย ย ย ย ย ย ย ย ย ย Gather and collate data and information, including feedback, for others to use for evaluation and decision-making.
ยทย ย ย ย ย ย ย ย ย ย When carrying out your role, apply relevant industry and regulatory standards.
ยทย ย ย ย ย ย ย ย ย ย Use standard office-based devices and applications such as word, excel and power point to deliver services.
ยทย ย ย ย ย ย ย ย ย ย Look after yourself and others by following health and safety regulations, being aware of any hazards and risks and reporting any incidents.
ยทย ย ย ย ย ย ย ย ย ย Follow University identification and security procedures when dealing with stakeholders new to a service area.
ยทย ย ย ย ย ย ย ย ย ย Follow established security protocols when dealing with other staff that are new to an area of work.
ย
ยทย ย ย ย ย ย ย ย ย ย Teamwork/Liaison
ยทย ย ย ย ย ย ย ย ย ย Help your colleagues when required with other key activities undertaken within your service.
ยทย ย ย ย ย ย ย ย ย ย Help and cooperate with the rest of your team on operational matters to help achieve shared objectives.
ยทย ย ย ย ย ย ย ย ย ย Liaise with staff in other areas to ensure services are being delivered in an efficient and collaborative way.
ยทย ย ย ย ย ย ย ย ย ย Help team members review and update risk assessments.
ยทย ย ย ย ย ย ย ย ย ย Provide absence and/or additional cover at any of the Universityโs Reception Helpdesks.
ย
Communication/Personal
ยทย ย ย ย ย ย ย ย ย ย Contribute to equality, diversity and inclusion and the Universityโs values.
ยทย ย ย ย ย ย ย ย ย ย Liaise with representatives from other teams/service areas, where necessary.
ยทย ย ย ย ย ย ย ย ย ย Liaise with students, offering guidance and support, where appropriate.
ยทย ย ย ย ย ย ย ย ย ย Liaise with internal and external stakeholders, where appropriate.
ยทย ย ย ย ย ย ย ย ย ย Answer calls to the switchboard, providing advice and assistance, as required.
ยทย ย ย ย ย ย ย ย ย ย Follow established procedures to respond to queries and bring any complex issues to the attention of more experience team members.
ยทย ย ย ย ย ย ย ย ย ย Respond to queries and provide information about activities run by the service.
ยทย ย ย ย ย ย ย ย ย ย Learn the skills needed to deliver services in a front-facing customer services environment.
ยทย ย ย ย ย ย ย ย ย ย Any other reasonable duties.
ย
Please note that in submitting your application, Durham University will be processing your data.ย We would ask you to consider the relevant University Privacy Statement, which provides information on the collation, storing and use of data.
ย
MATERNITY
Appointment to this post is fixed term to cover the substantive post holderโs maternity leave and is not anticipated to be extended.
ย
SECONDMENT
The post is full time, fixed term until 11th June 2027 and may be offered on an internal secondment basis subject to the agreement of the current line manager.
ย
If an internal member of staff is appointed to this role on a secondment basis, for pension purposes this will be processed in line with Step-Up arrangements.ย For further details please click here.
ย
Durham University is a UKVI sponsor. Applicants who require sponsorship to work in the UK should note that not all roles are eligible. Further information on visa requirements and eligibility can be found on the UKVI website.
ย
Version 07-2026
